دستورالعمل تهیه برنامه جبرانی و برنامه ریزی مجدد در پریماورا

هدف از این دستورالعمل ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین ارکان پروژه (کارفرما، دستگاه نظارت و پیمانکار) در تهیه برنامه جبرانی Catch up Plan و برنامه ریزی مجدد Replan در پروژه میباشد. برنامه زمانبندی پروژه در قالب نرم افزار p6 تهیه گردیده و این نرم افزار به عنوان نرم افزار
مبنا در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. هرگونه برنامه ارائه شده در پروژه نیز بایستی در قالب این نرم افزار تهیه و بروزرسانی گردد.
۱ – تعاریف و مفاهیم تخصصی:
الف) زمانبندی یا Schedule : هنگام تهیه مدل زمان بندی زمان یا Time Scheule (مثلث زیر) به منظور تعیین مسیر بحرانی، محاسبات
شناوری آزاد Free Float و شناوری کل Total Float(جمعی) هر یک از فعالیت ها، تاریخ شروع و پایان فعالیت ها و پروژه و بطورکلی CPM پروژه بایستی برنامه را به تاریخ “شروع برنامه ریزی شده” یا Planned Start (PS) اسکجوال نمود.

تاریخ شروع برنامه ریزی شده بر اساس شرایط تنفیذ مندرج در قرارداد مشخص میشود.
هنگام شروع پروژه تاریخ PS با تاریخ “داده گیری Data Date ” بایستی برابر باشد. PS=DD
به منظور Schedule نمودن برنامه از منوی Tools گزینه Schedule… یا کلید F9 را انتخاب میکنیم.
در قسمت Current Data Date تاریخ “شروع برنامه ریزی شده” را وارد میکنیم.

ب) زمانبندی مجدد یا Reschedule: پس از اعمال مقادیر واقعی مربوط به”تاریخ های شروع واقعیActual Start و پایان واقعی Actual Finish هر فعالیت”و میزان”درصد پیشرفت واقعی هر فعالیتActivity % Complete”و… بایستی برنامه را به تاریخ آخرین بروزرسانی یا آخرین Data Date زمانبندی مجدد یا Reschedule نمود.

قبل از اعمال واقعی ها و Reschedule بایستی از پروژه بیس لاین گرفته و به پروژه تخصیص دهیم.
تفاوتReschedule با Schedule در اعمال تاریخ است.
به طور مثال اگر تاریخ بروزرسانی پروژه۲۰ام هر ماه باشد (مطابق با دوره های گزارش دهی) تاریخ درج شده در کادرschedule برابر۲۰ام ماه جاری است.
تاریخ آخرین بروزرسانی در همان پنجره Schedule در نرم افزار P6 درج میشود.
پس از Reschedule تاریخ های Start وFinish فعالیت ها تغییر میکند و میتوان تاریخ های پیش بینی شروع و پایان را برای هریک از فعالیت ها و درنهایت تاریخ پایان پیش بینی را برای پروژه در ستون Finish یا Early Finish مشاهده کنیم.
تاریخ های مندرج در ستون های Finish و Early Finish با هم برابر هستند.
آخرین تاریخ بروز رسانی در کتاب ها و نرمافزارهای مختلف تحت عناوین زیر مطرح است:
- Data Dta تاریخ دادهگیری(در نرم افزار P6 استفاده میشود).
  Status Date تاریخ وضعیت (در نرم افزار MSP مطرح است و با تاریخ بروزرسانی یا Up Date یکسان است) .
  Current Date تاریخ جاری (در نرم افزار MSP مطرح است و استفاده نمیشود. این تاریخ با تاریخ ویندوز همخوانی دارد) .
  As of Date تاریخ مرجع (در استاندارد PMBOK این تاریخ تحت عنوان تاریخ مرجع بیان شده است).
  Cut of Date تاریخ مقطع زمانی

فرض کنید پروژه های ساده ای با فعالیت های زیر و مدت زمان ۲۵ روز داریم.

ضرایب وزنی هر یک از فعالیت ها در ستون Budgeted Labor Unit /Planned Labor Unit درج شده است.
از منبع مجازی از نوع Labor و به میزان “یک واحد پولی” استفاده شده است.
نمودار S-Curve پیشرفت فیزیکی برنامه ای پروژه (رنگ سبز) و در قسمت پایین نرم افزار قابل مشاهده است.

جهت بروزرسانی از پروژه بیس لاین گرفته و به پروژه در قالب Project Baseline و Primary Baseline اختصاص میدهیم.

برای مشاهده خطوط بیس لاین در نمای گانت در پنجره Bars تیک Primary Baseline را فعال می کنیم.

همانطور که در نمودار گانت مشاهده میکنید خطوط زرد رنگ زیر نمودار میل های هر فعالیت نشان دهنده خط بیس لاین میباشد.

در این مرحله تاریخ بروزرسانی پروژه را Jan-2023 – 15 درنظر میگیریم. مطابق شکل زیر میزان پیشرفت برنامه ای پروژه در ستون Schedule % Complete برابر است ۴۹٫۰۳ .

سپس تاریخ های شروع و پایان واقعی هر فعالیت و همچنین میزان پیشرفت فیزیکی واقعی هر فعالیت را در کادر پایین و در قسمت Unit% وارد میکنیم. میزان پیشرفت واقعی پروژه در ستون Performance % Complete معادل ۳۸٫۰۶ % میباشد.

و در نهایت Reschedule را مطابق شکل زیر در تاریخ ۱۵ – Jan-2023 انتخاب میکنیم.
به طور پیش فرض هنگامی که Data Date را اعمال میکنیم تاریخ DD درکادر Schedule همان تاریخ DD است.

بعد از Reschedule فعالیت هایی که دارای تأخیر میباشند بعد از تاریخ Data Date مجدداً زمانبندی می شوند و تاریخ های Start و Finish جدیدی میگیرند.

تاریخ پایان پروژه به ۲۹-Jan 2023 تغییر پیداکرد.
در قسمت پایین منحنی پیشرفت واقعی پروژه (رنگ آبی) قابل مشاهده است.

ج) برنامه ریزی مجدد یا Replan / Revised Schedule :
گاهی اوقات به دلایلی مثل (افزایش یا کاهش محدوده کاری، افزایش یا کاهش مدت زمان اجرای پروژه ) Extension of Time ) EOT ، افزایش یا کاهش مبلغ قرارداد، تغییر در ضرایب وزنی فعالیت ها و …( نیاز میباشد، برنامه مجددی بر اساس تغییرات مربوطه تهیه گردد. به طور مثال فرض کنید به دلیل تمدید قرارداد نیاز به افزایش زمان پروژه به مدت ۵ ماه هستیم.
در این نوع برنامه و در تاریخ وضعیت، مقادیر درصد پیشرفت برنامه ای Plan با مقادیر واقعی Actual برابر خواهدشد.
نام دیگر برنامه ریزی مجدد “برنامه تجدید نظر شده Revised Schedule ” است.
د) برنامه جبرانی یا Recovery Schedule / Catchup Plan :
مبنای تهیه این برنامه بر اساس آخرین فایل بروزشده میباشد. در برخی از پروژه ها تأخیرات بیش از حد برنامه برای ذینفعان پروژه قابل قبول و پذیرفتنی نمیباشد. بایستی پس از انجام زمانبندی مجدد و درصورت وجود تأخیرات و با حفظ تاریخ پایان برنامه ای پروژه، نسبت به تهیه برنامه جبرانی برای فعالیتهای باقیمانده، اقدام نمود. برنامه مذکور بایستی به گونهای تهیهگردد که واقعبینانه و قابل اجرا باشد.
فرض کنید میزان انحراف از برنامه یک پروژه بیش از ۱۵ % میباشد. برای این منظور بایستی با بررسی فعالیت های مسیر بحرانی و بازبینی
روابط بین فعالیتها، نسبت به تهیه این برنامه اقدام نمایید. واقعیت این است که این برنامه به دلیل شرایط کُند عملیات اجرایی و برنامه ریزی نامناسب، ابزار مناسبی برای کنترل کارهای باقیمانده پروژه نمی باشد. دقت شود وقتی تأخیر در پروژه از یک حدی بیشتر شود، باعث بیتفاوتی عوامل اجرایی پروژه نسبت به آن و مأیوسشدن از جبران تأخیرات میشود. لذا پس از تأیید کارفرما، با هماهنگی مدیر و تیم پروژه برای کارهای باقیمانده برنامهریزی مجدد مطابق به واقعیتهای پروژه تهیه میگردد.
در بعضی از مواقع، بنا به نظرکارفرما ممکن است تاریخ پایان پروژه ثابت باقی بماند که در این صورت بایستی با استفاده از تکنیکهای فشردهسازی
زمانبندی، تاریخ پایان پروژۀ برنامه جبرانی، مطابق با تاریخ پایان برنامۀ اولیه باشد. لازم بهذکر است در شرایط واقعی لزوماً نیازی به برابر بودن
این تاریخها نمیباشد.
در Catchup Plan در Data Date درصد پیشرفت برنامهای Schedule % Complete (Plan%) با درصد پیشرفت واقعی Performance %
Complete (Actual% برابر قرارداده شده است.
نمودار S پروژه در تاریخ DD دچار شکست میشود .
نقطه Data Date تنها جایی است که نمودار S مجوز نزولی بودن دارد. نکته ای که در پس زمینه Catchup Plan وجود دارد، مجاز شدن تلویحی تاخیرات پیمانکار است !
وقتی برنامه جبرانی تهیه میشود تحت هیچ شرایطی نباید تاریخ پایان قراردادی پروژه تغییرکند .
تنها سیاست در این نوع برنامه ها افزایش ساعات کاری و شیفت کاری، افزایش منابع، تجهیزات و مکانیزم جهت جبران تأخیرات به وجود آمده میباشد .
در تهیه Catchup Plan میبایست عوامل اجرایی و مدیریتی در خصوص چگونگی جبران تأخیرات درگیر و مسئول باشند تا برنامۀ تهیه شده کاربردی، اجرایی و شدنی باشد .
نام دیگر برنامه جبرانی “برنامه بازیابی شده Recovery Schedule ” است.
۲ – تکنیک های فشرده سازی زمانبندی Schedule Compression (کوتاهکردن مدتزمان پروژه):
دلایل بسیاری وجود دارد که شما بخواهید برنامه زمانبندی را فشرده سازی کنید؛ یک دلیل ممکن است این باشد که پروژه شما از برنامه زمانبندی عقب باشد و نیاز باشد تا پروژه را به مسیر خود بازگردانید؛ و دلیل دیگر میتواند این باشد که شما قصد داشته باشید مدت زمان پروژه را کوتاهتر کنید، هرچند پروژه شما طبق برنامه اولیه پیشرفته باشد. تنها شیوه موجود برای انجام این کار این است که از روشهایی برای کوتاه کردن فعالیتها در امتداد مسیربحرانی استفاده نماییم.
برای بازگرداندن پروژه به برنامه یا کوتاهکردن زمان آن، بایستی از تکنیکهای فشرده سازی زمانبندی استفادهکنید.
تکنیکهای فشرده سازی عبارتند از:”پیگیری سریع Fast Tracking “، “خردکردن Crashing ” و “کاهش محدودۀ کاری De-Scoping .”
پیگیری سریع: پیگیری سریع به معنای تغییر در وابستگی های سخت و نرم است، به عبارتدیگر، تغییر منطق نمودار با منسوخ ساختن وابستگی های قبلی و ایجاد وابستگی های جدید با تلاش برای همپوشانی یا موازی نمودن برخی فعالیت های مشخص بر روی مسیربحرانی.
در این فرآیند، تغییری در مدت زمان فعالیت یا تخصیص منابع، ایجاد نخواهد شد.
استفاده از این تکنیک هزینۀ اضافی در بر ندارد؛ ولی باعث افزایش ریسک میشود؛ که دلیل آن انجام تعداد زیادی از فعالیتها بطور موازی
میباشد. و این امر منجر به دوبارهکاری میگردد.

خُرد کردن: در این تکنیک، مسیربحرانی مورد بازبینی قرار میگیرد؛ تا فعالیت هایی را که میتوان با اضافه شدن منابع تکمیل نمود را شناسایی کنید.

فعالیت هایی را انتخاب کنید که با کمترین افزایش در هزینه، بیشترین کاهش در زمان را فراهم کنند.
شیوه مناسب برای اینکار، تخصیص افراد و منابع بیشتر برای هر یک از فعالیت ها، اضافه کاری، استفاده از تجهیزات متفاوت و …. است.
این روش منجر به افزایش ریسک و هزینهها در پروژه میگردد.
کاهش محدودۀکاری: این روش به عنوان آخرین روش در کوتاه کردن زمان پروژه مطرح میشود. همانطور که از نام آن پیداست، برای کوتاه کردن زمان پروژه، بایستی برخی از تحویل دادنی های پروژه را که از ضرورت کمتری برخوردارند از محدوده پروژه حذف کنید.
این فرآیند با یک”درخواست تغییر Change Request ” آغاز میشود؛ و پس از تصویب کارفرما به کار خود ادامه میدهد.
این فرآیند از رویکردی چابک حاصل میشود؛ که در آن محدوده پروژه از تحویل دادنی هایی تشکیل شده است که از اولویت یکسانی برخوردار نیستند.
واضح است که این امر در هر نوع پروژه ای امکان پذیر نمیباشد.
۳ – گامهای مورد نیاز برای ایجاد برنامه جبرانی
۱ ) از آخرین برنامه زمانبندی بروز شده (بر اساس آخرین Data Date ) بیس لاین میگیریم و بیس لاین را به پروژه اختصاص میدهیم.
۲ ) در تهیه برنامه جبرانی فعالیتهایی که Completed هستند(درصد پیشرفت واقعی آن یا Performane % Complete=100% ) است درنظر گرفته نمیشود.
۳ ) فعالیتهایی که In Progres هستند (درصد پیشرفت بین ۱ % تا ۹۹ %) و فعالیتهایی که Not Started هستند (درصد پیشرفت ۰ % )و ترجیحاً بر روی مسیر بحرانی پروژه (بدلیل این که تاریخ های شروع و پایان را تحت تأثیر قرار میدهند)درنظر گرفته میشود.
۴ ) با روشهایی که برای فشردهسازی زمانبندی گفته شد و برای فعالیتهای با پیشرفت بین ۰ % تا ۹۹ % مقدار Remaining Duration را تغییر میدهیم.
نکته: به هیچ عنوان مقدار Original Duration را تغییر نمیدهیم.
نکته: در هر بار تغییر میتوان برنامه را به تاریخ آخرین DD ، Schedule نمود تا تغییرات را مشاهدهکنیم.
۵ ) گام ۲ را تاجایی که به تاریخ های مدنظر(جبرانی) برسیم ادامه میدهیم.
۶ ) با استفاده از قابلیت فرمولنویسی در Global Change ستونهای Planned Finish را با Finish و Planned Start را با Start برابر قرار میدهیم.
۷ ) در انتها بیسلاین گرفتهشده درگام ۱ را بر میداریم. ملاحظه میکنید که مقادیر Schedule % Complete با Performance % Complete با هم برابر شد. )میزان انحراف کمتر از یک درصد قابل قبول میباشد(.
نکته: جهت تعیین تاریخ های جدید در قالب تاریخ های تعهد اتمام فعالیتها و پروژه ) این تاریخ میتواند متفاوت با تاریخ قراردادی اتمام پروژه و یا مشابه با آن باشد( حتماً به یک توافق رسمی مانند الحاقیه قرارداد، صورت جلسه بین ذینفعان اصلی و یا یک مکاتبه رسمی رجوع مینماییم.
نکته: هنگام زمان بندی پروژه معمولاً فعالیت ها دارای شناوری کل (Total Float) منفی میشوند. (در این مواقع روابط بین فعالیتها و اطمینان از اینکه هیچ فعالیتی محدودیت یا قید زمانی Constraint ندارد الزامی میباشد).
مطابق برنامه بروزرسانی شده (شکل زیر) تاریخ پایان برنامهای از ۲۵ – Jan-2023 به ۲۹ – Jan-2023 تغییرکرده است. همچنین اختلاف بین پیشرفت برنامها ی و واقعی به میزان ۱۰٫۹۷% میباشد. (به طور مثال در این پروژه فرضی هنگامی که میزان انحراف از برنامه بیش از ۱۰ % باشد
نیاز به برنامه جبرانی است).

مطابق گام چهارم فعالیتهای C ، D و E روی مسیر بحرانی است و درصد پیشرفت آنها بین ۰ % تا ۹۹ % است. به همین منظور با تکنیکهای
فشرده سازی(به طورمثال افزایش منابع با کمترین افزایش هزینه) مقدار Remaining Duration فعالیت C به میزان یک روز، فعالیت D به میزان دو روز و فعالیت E نیز یک روز کاهش مییابد. با تغییر در مقادیر RD و Schedule برنامه زمانبندی به تاریخ ۱۵ – Jan-2023 تاریخ درج شده در ستون Finish از ۲۹ – Jan-2023 به ۲۵ – Jan-2023 کاهش پیدا کرد. همانطور که اشاره شد در برنامه جبرانی بایستی تاریخ پایان پروژه مطابق با Baseline Finish گردد.

مطابق گام ۶ در قسمت Global Change فرمول نویسی مربوطه انجام شده و برای اعمال تغییرات بایستی گزینه Change و سپس Commit Changes و در آخر No را کلیک کنیم.

پس از اعمال فرمول بالا تاریخ ها برابر میشود. این بار بیس لاین را برداشته و درصدهای برنامه ای و واقعی را از لحاظ برابربودن بررسی میکنیم.
همانطور که در شکل زیر مشاهده میکنیم پس از برداشتن بیس لاین درصد پیشرفت برنامه ای معادل ۴۰٫۵۰ % شد. حال برای نزدیک شدن این درصد با درصد پیشرفت واقعی بایستی مقادیر RD را مجدد افزایش یا کاهش دهیم. در این مثال مقادیر RD فعالیتهای C یک روز اضافه، D یک روز کاهش و E یک روز کاهش دادهشد. با اعمال این تغییرات به حداکثر ۳۸٫۹۷ % کاهش یافت.
نکته: میزان تفاوت S%C و P%C کمتر از یک درصد مجاز میباشد.