منشور پروژه: Project Charter
در هر پروژه، مدیران پروژه به یک روش مؤثر برای تعریف کاری که باید انجام شود و اطلاعرسانی درباره شیوه دستیابی به اهداف آن نیاز دارند. منشور پروژه، ابزاری است که بهطور رسمی مجوز انجام پروژه را صادرکرده و بهمنزلۀ قراردادی بین مدیر پروژه و سازمان عمل میکند. منشور پروژه یک ابزار تأیید اعتبار است نه ابزار برنامه ریزی و میتواند به شکل یک ایمیل یا یک سند امضاء شدۀ فیزیکی باشد.
صدور منشور پروژه تصمیم بزرگی است زیرا نیازمند تعهد منابع برای حمایت از اهداف سازمانی میباشد. منشور پروژه، قدرت بهرهبرداری از منابع سازمانی را برای اهداف پروژه به مدیر پروژه میدهد. این امر بهویژه در محیطهایی که در آن مدیران پروژه هیچ قدرت مستقیمی بر اعضاء تیم پروژه و سایر منابع ندارند اما مسئولیت ارائه نتیجۀ پروژه را برعهده دارند، حائز اهمیت است.
منشور پروژه باید حاوی نام، عنوان و امضاء افراد حاضر در پروژه باشد. حداقل لازم است که منشور به امضاء حامی مالی Sponsor پروژه، مدیر پروژه و یک مدیر از دپارتمان مالی یا حسابداری سازمان برسد. با این حال، مزیت اصلی منشور پروژه این است که توافق بین مدیر پروژه و ضامن اجرایی برای همکاری، بهعنوان یک تیم کاری جهت اجرای هدف مورد کسبوکار پروژه و استفاده از منابع سازمان جهت کسب سود حداکثری کسبوکار محسوب میشود.
اطلاعاتی که بایستی در منشور پروژه مشخص گردد، شامل تعریف مأموریت و اهداف Goals پروژه، مشخص کردن محدوده و مایلستونهای کلیدی Milestone ، فرضیات Assumptions و محدودیتهای اصلی، ریسکهای کلان و ذینفعان Stakeholders کلیدی، مدیر پروژۀ منصوب شده و سطح اختیارات او، شناسایی حامی مالی و تیم پروژه، خلاصه بودجه و تاریخ اتمام پروژه و الزامات تصویب پروژه است. حتی اگر منشور پروژه حاصل توافق بین مدیر پروژه و حامی اجرایی باشد همۀ گروهها یا دپارتمانهای عملکردی سازمان باید به درستی و سریعاً از شروع پروژه مطلع شوند. به همین دلیل، لازم است که منشور بین آنها هم توزیع شود.
۷ جزء منشور پروژه
۱- سابقۀ پروژه
چند پاراگراف در مورد اینکه این پروژه برای چیست و با انجام این پروژه چه مشکلی حل میشود، اضافه کنید. میتوانید دلایل شروع پروژه را توضیح دهید
۲- اهداف پروژه
فهرستی از اهداف پروژه را درجکنید. هدف از گنجاندن اهداف در اینجا این است که اطمینان حاصل شود که همه در مورد آنچه پروژه قراراست به آن دستیابد، آگاهی دارند.
۳- مزایا
یک پاراگراف در مورد مزایای کلی که انتظار دارید بهعنوان بخشی از پروژه ارائه دهید، بنویسید. به همان اندازه که دارید جزئیات اضافه کنید یا به سندی ارجاع دهید تا خوانندگان بتوانند در مورد مزایای مورد انتظار بیشتر بدانند. گنجاندن لیستی از مزایا نیز مفید است، زیرا میتوانید در پایان پروژه به آن رجوع کنید تا ببینید چه تعداد از آنها به دست آمده است.
۴- ذینفعان
بخش ذینفعان معمولاً بخش مهمی از منشور پروژه است. شما میخواهید تمام نقشهای اصلی پروژه از جمله انواع افراد و تخصص مورد نیاز برای تیم پروژه، مشتری یا نمایندۀ مشتری، چارچوب حاکمیتی Governance Framework و افرادی که با آن درگیر هستند و سایر سهامداران کلیدی تصمیمگیری را فهرست کنید. در این مرحله از پروژه ممکن است نام افراد درگیر را ندانید، بنابراین خوب است که به نقشها پایبند باشید.
۵- وابستگیها، مفروضات، ریسکها و مسائل اولیه
این بخش از منشور پروژه را با تهیه فهرست وابستگیهای عمدهای که برای رسیدن پروژه به فعالیتهای برنامه ریزی و پیاده سازی موردنیاز خواهد بود، آغاز کنید. بسیار مهم است که انواع وابستگی مستندسازی شود. اگر وابستگی های بیشتری وجود داشته باشد که باید قبل از فعالیتهای پروژه آغاز شود، بهتر است آنها را در منشور بگنجانید تا درک و احتمال شروع یک پروژۀ موفق افزایش پیداکند.
طرح کسب و کار Business Case یا هر مکالمه تا این مرحله ممکن است ریسکها و مسائلی را که پروژه را تحت تأثیر قرار میدهد برجسته کرده باشد. می توانید فهرست مختصری از این موارد را در منشور پروژه قرار دهید. اگر گزارش ریسک شما در حال جمع آوری اطلاعات در مورد پروژه است پنج ریسک اصلی را برای برجسته کردن در منشور انتخاب کنید و خوانندگان را به مخزن اسناد یا ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین خود ارجاع دهید تا بتوانند بقیۀ خطرات شناسایی شده را ببینند.
شما میتوانید همین کار را با مسائل Issue انجام دهید. چند مورد از مهمترین موضوعاتی را که باید جامعۀ ذینفعان از آن آگاه باشند را بگنجانید و سپس به جایی که افراد میتوانند اطلاعات بیشتر و بقیه مسائل با اولویت پایینتر را بیابند، پیوند دهید و به افراد این اطمینان را میدهد که شما در رأس ریسکها و مسائل هستید. در این مرحله از پروژه است، شور و هیجان زیادی در مورد امکانات و فرصتهای مرتبط با پروژه وجود دارد. اما سعی کنید نکات منفی را هم در نظر بگیرید تا بتوانید عیوب و کاستی های پروژه را هم شناسایی کنید. این اولین فرصت مدیر پروژه برای درخواست کمک مالی از اسپانسر و غلبه یا حذف حوادث با ریسک بالا خواهد بود.
در نهایت، لیستی از مفروضات اصلی مرتبط با پروژه تهیه کنید. در شروع پروژه، تمام فعالیت ها و نتایج برنامه ریزی شده در یک مجموعه از مفروضات که با در نظر گرفتتن شرایط آینده ارائه میشود، مورد پیشبینی قرار میگیرد. از آنجاییکه آینده به ندرت طبق پیشبینی ها رخ میدهد برخی از مفروضات شکل گرفته در مرحلۀ اولیه نادرست خواهد بود. این بدان معنا است که همۀ فعالیتها و نتایج مربوط به مفروضات نادرست ممکن است در آینده نیاز به تنظیم و شکل گیری مجدد داشته باشد. با فهرست بندی مفروضات عمده در منشور، موارد قابل مشاهده گردیده و می همزمان با پیشرفت پروژه آن را ردیابی و اعتبارسنجی نمود.
۶- بودجۀ اولیه:
شما هنوز اطلاعات دقیق زیادی در مورد بودجه نخواهید داشت اما ممکن است اطلاعات کافی برای گنجاندن یک بخش کلی داشته باشید که بیان میکند بودجه از کجا تأمین میشود، به طور کلی چقدر خواهدبود و غیره.
۷- جدول زمانی اولیه:
باز هم در این مرحله برنامۀ دقیقی برای پروژه نخواهید داشت، اما باید تاریخ ها و مایلستون های کلیدی را در جاییکه آنها را میشناسید، درج کنید.
نتیجه گیری:
پروژهها اغلب به ترتیبات سازمانی نیاز دارند که مرزهای عملکردی را توسعه میدهند. در این قبیل طراحی های فرا عملکردی، مدیران عملیاتی «مالک» منابع هستند، و منشور پروژه یک راه عملی برای اطلاع رسانی درباره نیاز پروژه و درخواست منابع محسوب میشود. این عملاً معرف منابع خاص، مقدار و زمان استفاده از آنها در پروژه، و افراد مسئول ارائه آنها خواهد بود. گذشته از مشروعیت سازمانی، منشور با اعلام زمان آغاز و هدف پروژه، آن را آشکار نموده و توپ را به زمین مدیر پروژه خواهد انداخت.
منشور پروژه نوعی قرارداد بین اسپانسر(حامی مالی) و تیم پروژه است که مشخص میکند چه کاری قرار است اتفاق بیفتد و بنابراین موفقیت پروژه از نظر نتایج تحویلی به دست آمده چگونه خواهد بود. به همین دلیل مهم است که آن را درست انجام دهید، بنابراین پروژه را با درک یکسانی از مراحل بعدی کار شروع کنید.