شرکتها باید برای حفظ و بهبود فعالیتهای تجاری خود با توجه به محیط تجاری چالش برانگیز امروز، مؤثرتر و سازنده تر باشند. بدون توجه به اینکه یک شرکت در گذشته چقدر موفق بوده است، تغییر اجتناب ناپذیر است. عدم استفاده از متدولوژی های مدیریت پروژه ممکن است منجر به سقوط یک سازمان شود. بر اساس راهنمایPMBOK، روش شناسی، سیستمی از شیوه ها، تکنیکها، رویه ها و قوانینی است که توسط افرادی که در یک زمینه فعالیت میکنند، استفاده میشود. چه در حال مدیریت یک پروژۀ بزرگ فناوری اطلاعات یا یک پروژه توسعه نرم افزار هستید، باید بدانید که متدولوژی های مدیریت پروژه چگونه متفاوت است. به طور معمول، Agile، Lean، Kanban،Six Sigma ، Scrum و Waterfall نمونه هایی از متدولوژیهای رایج مدیریت پروژه هستند.
چرا از یک متدولوژی مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟
پروژه ها متفاوت از هم هستند زیرا اهداف و الزامات متفاوت است . وقتی نگاهی به انواع صنایع بیندازید، میبینید که سیستمها و روشهای تولید خاص هستند. به همین دلیل است که هیچ رویکردی وجود ندارد که مناسب همۀ انواع پروژه ها و سازمانها باشد. روشی که برای یک تیم پروژه بهترین کار را دارد ممکن است برای دیگری اتلاف وقت باشد. به عنوان مثال، بسیاری از تیمهای توسعه نرمافزار فکر میکنند که رویکردهای سنتی مدیریت پروژه بیش از آنکه فایده داشته باشد، ضرر دارد. بنابراین، امروزه تیمهای توسعه نرم افزار اصول اسکرام را به جای آبشار برای رفع نیازهای خاص خود اتخاذ میکنند. استفاده از متدولوژی مناسب به تیمهای پروژه کمک میکند تا کار پروژه خود را بهطور مؤثر سازماندهی کنند.
چگونه روش مدیریت پروژه مناسب را انتخاب کنیم؟
هنگام انتخاب مؤثرترین روش، عوامل بسیاری میتوانند بر تصمیم شما تأثیر بگذارند. در زیر برخی از عواملی که باید در نظر بگیرید آمده است؛
-
نوع پروژه:
انواع مختلف پروژه ها به متدولوژیهای متفاوتی نیاز دارند. اگر شما یک پروژۀ توسعه نرم افزار را مدیریت میکنید، از روش یکسانی برای مدیریت یک پروژه صنعتی استفاده نمیکنید.
-
بودجه:
بودجۀ شما برای اجرای این روش چیست؟ آیا بودجۀ شما بسیار محدود است یا برای اجرا کافی است؟
-
تیم:
اندازۀ تیم شما چقدر خواهدبود؟ چند نفر با هم کار خواهند کرد؟
-
ریسکها:
ریسکهای پروژه چیست؟ آیا نیاز دارید که تمام جزئیات را به دقت مدیریتکنید؟
-
اندازۀ پروژه:
آیا این پروژه کوچک است یا بزرگ؟
-
تغییرات:
آیا میتوان به راحتی تغییرات را در طول اجرا اتخاذ کرد؟
-
مدت زمان:
آیا امکان تکمیل پروژه در زمان مقرر وجود دارد؟ آیا آن پروژه به زمان حساس است؟ چه محدودیتهایی باید در نظر گرفته شود؟
-
ذینفعان:
ذینفعان شما چگونه در فرآیند شرکت می کنند؟
متدولوژیهای مدیریت پروژه چیست؟
مدیران پروژه از چندین روش، ابزار و تکنیک برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه های خود استفاده میکنند. معمولاً آنها فرآیندها، سیستمها، چارچوبها و اصول مختلفی را با هم به کار میگیرند تا با برآورده کردن الزامات، پروژههای خود را به موقع تحویل دهند. برای این منظور، آنها بر انتخاب مناسب ترین متدولوژی که به بهترین وجه با ساختار سازمانی و شرایط پروژۀ آنها مطابقت دارد، تمرکز میکنند. با این حال، انتخاب مناسب ترین روش مدیریت پروژه ممکن است برای یک مدیر پروژه کمی دشوار باشد. اگر شما یک مدیر پروژه معتبر هستید، احتمالاً شباهتها و تفاوتهای بین متدولوژیهای مدیریت پروژه را میدانید. هر متدولوژی ویژگیهای خاص خود را دارد.
-
متدولوژی چابک
متدولوژی چابک شامل مجموعه ای از ارزشها و اصول برای توسعه نرم افزار است. مانیفست چابک این متدولوژی را با چهار ارزش و دوازده اصل توصیف میکند.
در زیر چهار مقدار اولویت مانیفست چابک آمده است:
- افراد و تعاملات بر فرآیندها و ابزارها
- نرمافزار عملکننده بر مستندات جامع
- مشارکت مشتری بر مذاکرۀ قرارداد
- واکنش نسبت به تغییرات بر پیروی از یک طرح از پیش تعیینشده
متدولوژی مدیریت پروژه چابک، طراحی و فرآیند ساخت انعطافپذیر و تکراری را فراهم میکند. چابک چیزی بیش از یک متدولوژی است. مجموعه های از فرآیندها برای پروژههای گسترده در محیطهای پویا را پوشش میدهد. بنابراین بسیار مورد استقبال مشتریان قرار میگیرد.
اصول ۱۲ گانۀ متدولوژی چابک
- جلب رضایت مشتری از طریق تحویل مستمر و بهموقع نرمافزار
- برآورده کردن نیازهای متغیر در طول فرآیند توسعه
- تحویل مستمر نرمافزار عملکننده (که مشتری بتواند از آن استفادهکند)
- همکاری مداوم ذینفعان و توسعهدهندگان در طول پروژه
- حمایت از افراد درگیر پروژه، اعتماد به آنها و ایجاد انگیزه در آنها
- برقراری تعاملات رو در رو بین اعضای تیم
- تعیین قابلیت استفادۀ نرمافزار بهعنوان معیار اصلی پیشرفت
- پشتیبانی فرآیندهای چابک از توسعه پایدار
- افزایش چابکی از طریق توجه به جزئیات فنی و طراحی مناسب
- سادگی
- تأکید بر نقش اصلی تیمهای خودگردان در ایجاد بهترین معماریها، نیازمندیها و طراحیها
- تأمل و همفکری مستمر برای افزایش اثربخشی تیم
-
متدولوژی کانبان
کانبان یکی دیگر از فریمورکهای چابک و به نوعی، یک متدولوژی مدیریت پروژه است. که مثل اسکرام بر تحویلهای زود هنگام محصول با تکیه بر تیمهای خودگردان و مشارکتی تمرکز دارد. کانبان روشی با ماهیت کاملاً بصری بوده که هدف اصلی آن، ارائه نتایجی با کیفیت بالا از طریق ترسیم و عینیسازی فرآیند جریان کار است. تا بتوان گلوگاههای کاری را در همان مراحل ابتدایی شناسایی کرد. کانبان بر مبنای ۶ روش اصلی عمل میکند:
- تجسم گردش کار
- محدودکردن کارهای در حال انجام
- مدیریت گردش کار
- ایجاد دستورالعملهای واضح و عاری از ابهام دربارۀ شیوه انجام کارها
- استفاده از حلقههای بازخورد
- تکامل آزمایشی و مشارکتی از طریق همفکری
متدولوژی مدیریت پروژه کانبان، درست مثل روش اسکرام بیشتر برای پروژههایی با تیمهای کوچکتر که به انعطافپذیری نیاز دارند، مناسب است که میتواند به افزایش بهرهوری فردی نیز کمک شایانذکری کند.
-
متدولوژی ناب
ناب یک ابزار حل مشکل برای از بین بردن ضایعات و حذف فعالیتهای زائد است که ارزشی به فرآیند اضافه نمیکند. با کمک این ابزار حل مسئله، تنها فعالیتهایی که به فرآیند ارزش میافزایند را میتوان در نظر گرفت. فعالیتها را میتوان بر اساس ارزش آنها در فرآیند طبقه بندی کرد. متدولوژی مدیریت پروژه ناب سه نوع اتلاف را شناسایی میکند که به آنها بعضاً M3 گفته میشود.
مودا (Muda): فعالیت یا فرآیندی که ارزشافزوده ندارد. این فعالیت یا فرآیند میتواند بیآنکه نتیجهای داشته باشد، باعث اتلاف زمان یا منابع دیگر شما شود.
مورا (Mura): واریانسها یا نابرابریهای موجود در فرآیندهای کاری که باید رفع شده و از این طریق، همۀ بخشهای فرآیند بهطور یکنواخت جریان داشته باشند. انتشار یک مجله را در نظر بگیرید. اگر سردبیر، مرحلۀ ویراستاری یک مقاله را بیشازحد طول دهد، تیم طراحی فرصت کمتری تا ضربالاجل زمانی انتشار خواهد داشت. بنابراین باید زمان ویرایش را کاهش داد و مطمئن شد که بخشهای مختلف، زمان برابری را در فرآیند انتشار مجله صرف میکنند.
موری (Muri): اضافهبارهایی (Overload) که باید حذف شوند تا روند انجام امور کند نشود. منشأ ایجاد اضافهبار، مدیران و رهبرانی هستند که با سازماندهی ضعیف، روشهای مبهم انجام کار یا استفاده از ابزارهای نامناسب، فشار و استرس غیرضروری و مخربی را بر کارکنانشان تحمیل میکنند.
متدولوژی مدیریت پروژه ناب به جای اجرای فرآیندها، در وهلۀ نخست به مجموعهای از اصول اساسی توجه میکند. این اصول پنجگانه عبارتاند از:
- خلق ارزش برای مشتری و از نگاه او
- شناسایی مراحل در جریان خلق ارزش
- ایجاد استمرار در فرایند جریان محصول
- بیرون کشیدن ارزش، قبل از مرحله بعدی فعالیت (یعنی مرحله بعد، فقط در صورت تأیید مشتری آغاز شود)
- کمالگرایی و حذف همه مراحل غیرضروری و کلیه اتلافها
متدولوژی مدیریت پروژه ناب، بیشتر برای سازمانهایی مناسب است که نه در جستجوی فرآیندها، بلکه خواهان ایجاد تغییر در روش کسبوکار هستند.
-
متدولوژی شش سیگما
شش سیگما یک تکنیک حل مسئله مفید برای بهبود فرآیند است که توسط مهندس بیل اسمیت در حین کار در موتورولا در سال ۱۹۸۶ معرفی شد و سپس با مطالعات جک ولش در سال ۱۹۹۵ به یک رویکرد مدیریتی محبوب در جنرال الکتریک (GE) تبدیل شد.
متدولوژی شش سیگما بر ۵ مرحله فرآیندی به نام DMAIC تکیه دارد.
- تعریف: نیازهای مشتری و اهداف پروژه را شناسایی کنید.
- اندازهگیری: عملکرد فعلی پروژه را درک کنید و جنبه های مختلف آن را اندازه گیریکنید.
- تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل دادهها و تعیین علل ریشهای هر گونه نقص.
- بهبود: بهینه سازی فرآیند جاری و ایجاد راه هایی برای بهبود فرآیند.
کنترل: سیستمهای کنترلی را برای کنترل عملکرد آینده فرآیند اجرا کنید.
-
اسکرام (Scrum)
متدولوژی اسکرام از پنج ارزش اساسی یعنی تعهد، شجاعت، تمرکز، گشودگی و احترام تشکیل شده است. هدف اصلی این متدولوژی مدیریت پروژه، توسعه، تحویل و پشتیبانی محصولات پیچیده از طریق همکاری، پاسخگویی و پیشرفت تکرارشونده است. عملکرد اسکرام آن را از سایر متدولوژیهای مدیریت پروژه چابک متمایز میکند. عملکردی که بر نقشها(Roles)، رویدادها (Events) و مصنوعات (Artifacts) مبتنی است.
نقشهای تیم اسکرام
- صاحب محصول (Product Owner): نمایندۀ ذینفعان اصلی پروژه بوده و درواقع صدای مشتریان است.
- تیم توسعه: گروهی از متخصصان (توسعهدهندگان، برنامهنویسان و طراحان) که محصول را تحویل میدهند.
- استاد اسکرام (Scrum Master): رهبر خدمتگزاری که درک اسکرام و اجرای شیوههای آن را تضمین میکند.
رویدادهای اسکرام
- اسپرینت(Sprint): بازههای زمانی تکرارشوندهای که در آنها یک هدف خاص محقق میشود. این بازههای زمانی از یک ماه طولانیتر نیستند و بخش ثابتی از فرایند توسعه به شمار میروند.
- برنامهریزی اسپرینت:جلساتی که در ابتدای هر اسپرینت برگزارشده و کل اعضای تیم اسکرام، در آن حضور دارند و برای اسپرینت بعدی برنامهریزی میکنند.
- اسکرام روزانه: جلسات ۱۵ دقیقهای روزانه که در آن اعضای تیم ضمن گفتگو درباره دستاوردهای روز قبل، انتظارات جلسه بعد را تعیین میکنند.
- ارزیابی اسپرینت: جلسهای غیررسمی که در پایان هر اسپرینت برگزار میشود. تیم اسکرام در این جلسات، محصول را به ذینفعان ارائه داده و درباره آن بازخورد دریافت میکند.
- اسپرینت گذشتهنگر: جلسهای که در آن تیم اسکرام دربارۀ روند اسپرینت قبلی و نقاط قوت و ضعف آن همفکری نموده و راهکارهایی را برای بهبود اسپرینت بعدی تعیین میکند.
مصنوعات اسکرام
- بکلاگ محصول(Product Backlog): در اینجا همۀ الزامات موردنیاز یک محصول به ترتیب اولویت از سوی صاحب محصول ذکر میشود. این الزامات شامل ویژگیها، کارکردها، نیازمندیها، بهبودها و اصلاحاتی هستند که زمینهای را برای تغییر در مدلهای بعدی محصول فراهم میکنند.
- بکلاگ اسپرینت: فهرست مشتق از بکلاگ محصول که شامل وظایف و اقداماتی است که باید در اسپرینت بعدی انجام شوند. این فهرست گاهی با یک بورد اسکرام همراه است که از این بورد برای نمایش پیشرفت امور در اسپرینت فعلی استفاده میشود. در این بورد، امور به سه دستۀ “کارهایی که باید انجامشوند”، “کارهای در حال انجام” و “کارهای انجامشده” تقسیم میشوند.
متدولوژی مدیریت پروژه اسکرام در پروژههایی که تعداد اعضای تیم کمتر از ۷ نفر است. و برای تحویل محصول یا خدمت به یک روش انعطافپذیر نیاز دارند، بهترین کارایی را دارد.
-
متدولوژی آبشاری
متدولوژی آبشاری یکی از متداولترین متدولوژیهای مدیریت پروژه است و یک چارچوب ساده برای برنامهریزی پروژه ها فراهم میکند. بنابراین در بسیاری از سازمانها بهطور گسترده استفاده میشود. فعالیتها بهترتیب متوالی هستند. در این روش تیم یک فعالیت یا مرحله را تکمیل میکند سپس مرحلۀ بعدی را انجام میدهد. تمام الزامات و توالی فعالیت در ابتدا تعریف شده است. سپس تمامی کارها بهصورت آبشاری از ابتدا تا انتهای پروژه انجام میشود. در این روش، تولید مرحلۀ اول، ورودی مرحلۀ بعدی است. متدولوژی آبشاری رویکردهای کمتر تکرار شونده و انعطافپذیری را ارائه میکند؛ زیرا تمام پیشرفتها در یک جهت جریان دارد.
وینستون دبلیو رویس این مدل را در دهه ۱۹۷۰ توصیف کرد. طبق مقاله وی، مدل آبشاری شامل فرآیندهای زیر است.
- الزامات (سیستم یا نرم افزار)
- تحلیل و بررسی
- طراحی
- کدگذاری
- تست
- عملیات (شامل نصب، پشتیبانی و نگهداری)
متدولوژی آبشاری به اندازۀ کافی با تغییرات، به ویژه در چرخۀ نرم افزار سازگار نیست. با این حال، اجایل به تغییرات در طول مراحل پروژه پاسخگو و سازگار است. با استفاده از متدولوژی اجایل میتوانید تحویل مستمر و سریع محصولات نرم افزاری را به مشتری ارائه دهید. از طرف دیگر، در متدولوژی آبشاری، شما محصول را همانطور که در مرحلۀ اول برنامه ریزی شده بود (راه اندازی) تحویل میدهید و ایجاد تغییرات در طول چرخۀ عمر نرمافزار دشوار است.
خلاصه
امروزه پروژهها بیشتر به فناوری وابسته هستند و نیاز به منابع مشترک بیشتری دارند. بنابراین، سازمانها باید بیشتر بر ارزش مشتری و همچنین سازگاری با تغییرات متمرکز شوند. استفاده از متدولوژی مدیریت پروژه مزایای بسیاری را برای یک سازمان فراهم میکند. برخی از آنها مدیریت دانش و پایداری را بهبود میبخشند. یک روش مدیریت پروژه یک زبان مشترک، فرآیندهای مشترک و الگوهایی را برای یک سازمان ایجاد میکند. با این حال، تمام متدولوژیها برای همۀ سازمانها و پروژه ها قابل اجرا نیستند. توجه داشته باشید که مناسب ترین روش بر اساس نیازهای پروژه و صنعت شما است. در صنعت ساختمان، آبشاری بیشتر از بقیه کاربرد دارد. در صنعت نرم افزار، چابک کاربرد بیشتری دارد.