شرکت­ها باید برای حفظ و بهبود فعالیت­های تجاری خود با توجه به محیط تجاری چالش برانگیز امروز، مؤثرتر و سازنده ­تر باشند. بدون توجه به این­که یک شرکت در گذشته چقدر موفق بوده است، تغییر اجتناب ناپذیر است. عدم استفاده از متدولوژی­ های مدیریت پروژه ممکن است منجر به سقوط یک سازمان شود. بر اساس راهنمایPMBOK، روش شناسی، سیستمی از شیوه ­ها، تکنیک­ها، رویه­ ها و قوانینی است که توسط افرادی که در یک زمینه فعالیت می­کنند، استفاده می­شود. چه در حال مدیریت یک پروژۀ بزرگ فناوری اطلاعات یا یک پروژه توسعه نرم ­افزار هستید، باید بدانید که متدولوژی­ های مدیریت پروژه چگونه متفاوت است. به طور معمول، Agile، Lean، Kanban،Six Sigma ، Scrum و Waterfall نمونه­ هایی از متدولوژی­های رایج مدیریت پروژه هستند.

چرا از یک متدولوژی مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟

پروژه ­ها متفاوت از هم هستند زیرا اهداف و الزامات متفاوت است . وقتی نگاهی به انواع صنایع بیندازید، می­بینید که سیستم­ها و روش­های تولید خاص هستند. به همین دلیل است که هیچ رویکردی وجود ندارد که مناسب همۀ انواع پروژه­ ها و سازمان­ها باشد. روشی که برای یک تیم پروژه بهترین کار را دارد ممکن است برای دیگری اتلاف وقت باشد. به ­عنوان مثال، بسیاری از تیم‌های توسعه نرم‌افزار فکر می‌کنند که رویکردهای سنتی مدیریت پروژه بیش از آن­که فایده داشته باشد، ضرر دارد. بنابراین، امروزه تیم­های توسعه نرم افزار اصول اسکرام را به جای آبشار برای رفع نیازهای خاص خود اتخاذ می­کنند. استفاده از متدولوژی مناسب به تیم­های پروژه کمک می­کند تا کار پروژه خود را به­طور مؤثر سازماندهی کنند.

چگونه روش مدیریت پروژه مناسب را انتخاب کنیم؟

هنگام انتخاب مؤثرترین روش، عوامل بسیاری می­توانند بر تصمیم شما تأثیر بگذارند. در زیر برخی از عواملی که باید در نظر بگیرید آمده است؛

  • نوع پروژه:

انواع مختلف پروژه ­ها به متدولوژی­های متفاوتی نیاز دارند. اگر شما یک پروژۀ توسعه نرم ­افزار را مدیریت می­کنید، از روش یکسانی برای مدیریت یک پروژه صنعتی استفاده نمی­کنید.

  • بودجه:

بودجۀ شما برای اجرای این روش چیست؟ آیا بودجۀ شما بسیار محدود است یا برای اجرا کافی است؟

  • تیم:

اندازۀ تیم شما چقدر خواهد­بود؟ چند نفر با هم کار خواهند کرد؟

  • ریسک­ها:

ریسک­های پروژه چیست؟ آیا نیاز دارید که تمام جزئیات را به دقت مدیریت­کنید؟

  • اندازۀ پروژه:

آیا این پروژه کوچک است یا بزرگ؟

  • تغییرات:

آیا می­توان به راحتی تغییرات را در طول اجرا اتخاذ کرد؟

  • مدت زمان:

آیا امکان تکمیل پروژه در زمان مقرر وجود دارد؟ آیا آن پروژه به زمان حساس است؟ چه محدودیت­هایی باید در نظر گرفته شود؟

  • ذینفعان:

ذینفعان شما چگونه در فرآیند شرکت می کنند؟

 

متودولوژی های مدیریت پروژه

متدولوژی­های مدیریت پروژه چیست؟

مدیران پروژه از چندین روش، ابزار و تکنیک برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه ­های خود استفاده می­کنند. معمولاً آن­ها فرآیندها، سیستم‌ها، چارچوب‌ها و اصول مختلفی را با هم به کار می‌گیرند تا با برآورده­ کردن الزامات، پروژه‌های خود را به موقع تحویل دهند. برای این منظور، آن­ها بر انتخاب مناسب ­ترین متدولوژی که به بهترین وجه با ساختار سازمانی و شرایط پروژۀ آن­ها مطابقت دارد، تمرکز می­کنند. با این حال، انتخاب مناسب­ ترین روش مدیریت پروژه ممکن است برای یک مدیر پروژه کمی دشوار باشد. اگر شما یک مدیر پروژه معتبر هستید، احتمالاً شباهت­ها و تفاوت­های بین متدولوژی­های مدیریت پروژه را می­دانید. هر متدولوژی ویژگی­های خاص خود را دارد.

  1. متدولوژی چابک

متدولوژی چابک شامل مجموعه ­ای از ارزش­ها و اصول برای توسعه نرم افزار است. مانیفست چابک این متدولوژی را با چهار ارزش و دوازده اصل توصیف می­کند.

در زیر چهار مقدار اولویت مانیفست چابک آمده است:

  •  افراد و تعاملات بر فرآیندها و ابزارها
  •  نرم‌افزار عمل‌کننده بر مستندات جامع
  • مشارکت مشتری بر مذاکرۀ قرارداد
  •  واکنش نسبت به تغییرات بر پیروی از یک طرح از پیش تعیین‌شده

متدولوژی مدیریت پروژه چابک، طراحی و فرآیند ساخت انعطاف‌پذیر و تکراری را فراهم می‌کند. چابک چیزی بیش از یک متدولوژی است. مجموعه ه­ای از فرآیندها برای پروژه­های گسترده در محیط­های پویا را پوشش می­دهد. بنابراین بسیار مورد استقبال مشتریان قرار می­گیرد.

اصول ۱۲ گانۀ متدولوژی چابک

  • جلب رضایت مشتری از طریق تحویل مستمر و به‌موقع نرم‌افزار
  • برآورده­ کردن نیازهای متغیر در طول فرآیند توسعه
  • تحویل مستمر نرم‌افزار عمل‌کننده (که مشتری بتواند از آن استفاده­کند)
  • همکاری مداوم ذینفعان و توسعه‌دهندگان در طول پروژه
  • حمایت از افراد درگیر پروژه، اعتماد به آن‌ها و ایجاد انگیزه در آن‌ها
  • برقراری تعاملات رو در رو بین اعضای تیم
  • تعیین قابلیت استفادۀ نرم‌افزار به‌عنوان معیار اصلی پیشرفت
  • پشتیبانی فرآیندهای چابک از توسعه پایدار
  • افزایش چابکی از طریق توجه به جزئیات فنی و طراحی مناسب
  • سادگی
  • تأکید بر نقش اصلی تیم‌های خودگردان در ایجاد بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طراحی‌ها
  • تأمل و همفکری مستمر برای افزایش اثربخشی تیم
  1. متدولوژی کانبان

کانبان یکی دیگر از فریم‌ورک‌های چابک و به نوعی، یک متدولوژی مدیریت پروژه است. که مثل اسکرام بر تحویل‌های زود هنگام محصول با تکیه بر تیم‌های خودگردان و مشارکتی تمرکز دارد. کانبان روشی با ماهیت کاملاً بصری بوده که هدف اصلی آن، ارائه نتایجی با کیفیت بالا از طریق ترسیم و عینی‌سازی فرآیند جریان کار است. تا بتوان گلوگاه‌های کاری را در همان مراحل ابتدایی شناسایی کرد. کانبان بر مبنای ۶ روش اصلی عمل می‌کند:

  • تجسم گردش کار
  • محدود­کردن کارهای در حال انجام
  • مدیریت گردش کار
  • ایجاد دستورالعمل‌های واضح و عاری از ابهام دربارۀ شیوه انجام کارها
  • استفاده از حلقه‌های بازخورد
  • تکامل آزمایشی و مشارکتی از طریق همفکری

متدولوژی مدیریت پروژه کانبان، درست مثل روش اسکرام بیشتر برای پروژه‌هایی با تیم‌های کوچک‌تر که به انعطاف‌پذیری نیاز دارند، مناسب است که می‌تواند به افزایش بهره‌وری فردی نیز کمک شایان‌ذکری کند.

  1. متدولوژی ناب

ناب یک ابزار حل مشکل برای از بین بردن ضایعات و حذف فعالیت­های زائد است که ارزشی به فرآیند اضافه نمی­کند. با کمک این ابزار حل مسئله، تنها فعالیت­هایی که به فرآیند ارزش می­افزایند را می­توان در نظر گرفت. فعالیت­ها را می­توان بر اساس ارزش آن­ها در فرآیند طبقه ­بندی کرد. متدولوژی مدیریت پروژه ناب سه نوع اتلاف را شناسایی می‌کند که به آن‌ها بعضاً M3 گفته می‌شود.

مودا (Muda): فعالیت‌ یا فرآیندی که ارزش‌افزوده ندارد. این فعالیت یا فرآیند می‌تواند بی‌آنکه نتیجه‌ای داشته باشد، باعث اتلاف زمان یا منابع دیگر شما شود.

مورا (Mura): واریانس‌ها یا نابرابری‌های موجود در فرآیندهای کاری که باید رفع شده و از این طریق، همۀ بخش‌های فرآیند به‌طور یکنواخت جریان داشته باشند. انتشار یک مجله را در نظر بگیرید. اگر سردبیر، مرحلۀ ویراستاری یک مقاله را بیش‌ازحد طول دهد، تیم طراحی فرصت کمتری تا ضرب‌الاجل زمانی انتشار خواهد داشت. بنابراین باید زمان ویرایش را کاهش داد و مطمئن شد که بخش‌های مختلف، زمان برابری را در فرآیند انتشار مجله صرف می‌کنند.

موری (Muri): اضافه‌بارهایی (Overload) که باید حذف شوند تا روند انجام امور کند نشود. منشأ ایجاد اضافه‌بار، مدیران و رهبرانی هستند که با سازمان‌دهی ضعیف، روش‌های مبهم انجام کار یا استفاده از ابزارهای نامناسب، فشار و استرس غیرضروری و مخربی را بر کارکنانشان تحمیل می‌کنند.

متدولوژی مدیریت پروژه ناب به جای اجرای فرآیندها، در وهلۀ نخست به مجموعه‌ای از اصول اساسی توجه می‌کند. این اصول پنج‌گانه عبارت‌اند از:

  • خلق ارزش برای مشتری و از نگاه او
  • شناسایی مراحل در جریان خلق ارزش
  • ایجاد استمرار در فرایند جریان محصول
  • بیرون کشیدن ارزش، قبل از مرحله بعدی فعالیت (یعنی مرحله بعد، فقط در صورت تأیید مشتری آغاز شود)
  • کمال‌گرایی و حذف همه مراحل غیرضروری و کلیه اتلاف‌ها

متدولوژی مدیریت پروژه ناب، بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که نه در جستجوی فرآیندها، بلکه خواهان ایجاد تغییر در روش کسب‌وکار هستند.

  1. متدولوژی شش سیگما

شش سیگما یک تکنیک حل مسئله مفید برای بهبود فرآیند است که توسط مهندس بیل اسمیت در حین کار در موتورولا در سال ۱۹۸۶ معرفی شد و سپس با مطالعات جک ولش در سال ۱۹۹۵ به یک رویکرد مدیریتی محبوب در جنرال الکتریک (GE) تبدیل شد.

متدولوژی شش سیگما بر ۵ مرحله فرآیندی به نام DMAIC تکیه دارد.

  • تعریف: نیازهای مشتری و اهداف پروژه را شناسایی کنید.
  • اندازه­گیری: عملکرد فعلی پروژه را درک کنید و جنبه های مختلف آن را اندازه گیری­کنید.
  • تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل داده­ها و تعیین علل ریشه­ای هر گونه نقص.
  • بهبود: بهینه سازی فرآیند جاری و ایجاد راه هایی برای بهبود فرآیند.

کنترل: سیستم­های کنترلی را برای کنترل عملکرد آینده فرآیند اجرا کنید.

بیشتر بخوانیم : منشور پروژه Project Charter
  1. اسکرام (Scrum)

متدولوژی اسکرام از پنج ارزش اساسی یعنی تعهد، شجاعت، تمرکز، گشودگی و احترام تشکیل شده است. هدف اصلی این متدولوژی مدیریت پروژه، توسعه، تحویل و پشتیبانی محصولات پیچیده از طریق همکاری، پاسخگویی و پیشرفت تکرارشونده است. عملکرد اسکرام آن را از سایر متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک متمایز می‌کند. عملکردی که بر نقش‌ها­(Roles)، رویدادها (Events) و مصنوعات (Artifacts) مبتنی است.

نقش‌های تیم اسکرام

  • صاحب محصول (Product Owner): نمایندۀ ذینفعان اصلی پروژه بوده و درواقع صدای مشتریان است.
  • تیم توسعه: گروهی از متخصصان (توسعه‌دهندگان، برنامه‌نویسان و طراحان) که محصول را تحویل می‌دهند.
  • استاد اسکرام (Scrum Master): رهبر خدمتگزاری که درک اسکرام و اجرای شیوه‌های آن را تضمین می‌کند.

رویدادهای اسکرام

  • اسپرینت(Sprint): بازه‌های زمانی تکرارشونده‌ای که در آن‌ها یک هدف خاص محقق می‌شود. این بازه‌های زمانی از یک ماه طولانی‌تر نیستند و بخش ثابتی از فرایند توسعه به شمار می‌روند.
  • برنامه‌ریزی اسپرینت:جلساتی که در ابتدای هر اسپرینت برگزار­شده و کل اعضای تیم اسکرام، در آن حضور دارند و برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی می‌کنند.
  • اسکرام روزانه: جلسات ۱۵ دقیقه‌ای روزانه که در آن اعضای تیم ضمن گفتگو درباره دستاوردهای روز قبل، انتظارات جلسه بعد را تعیین می‌کنند.
  • ارزیابی اسپرینت: جلسه‌ای غیررسمی که در پایان هر اسپرینت برگزار می‌شود. تیم اسکرام در این جلسات، محصول را به ذینفعان ارائه داده و درباره آن بازخورد دریافت می‌کند.
  • اسپرینت گذشته‌نگر: جلسه‌ای که در آن تیم اسکرام دربارۀ روند اسپرینت قبلی و نقاط قوت و ضعف آن همفکری نموده و راهکارهایی را برای بهبود اسپرینت بعدی تعیین می‌کند.

مصنوعات اسکرام

  • بک‌لاگ محصول(Product Backlog): در این­جا همۀ الزامات موردنیاز یک محصول به ترتیب اولویت از سوی صاحب محصول ذکر می‌شود. این الزامات شامل ویژگی‌ها، کارکردها، نیازمندی‌ها، بهبودها و اصلاحاتی هستند که زمینه‌ای را برای تغییر در مدل‌های بعدی محصول فراهم می‌کنند.
  • بک‌لاگ اسپرینت: فهرست مشتق از بک‌لاگ محصول که شامل وظایف و اقداماتی است که باید در اسپرینت بعدی انجام شوند. این فهرست گاهی با یک بورد اسکرام همراه است که از این بورد برای نمایش پیشرفت امور در اسپرینت فعلی استفاده می‌شود. در این بورد، امور به سه دستۀ “کارهایی که باید انجام­شوند”، “کارهای در حال انجام” و “کارهای انجام‌شده” تقسیم می‌شوند.

متدولوژی مدیریت پروژه اسکرام در پروژه‌هایی که تعداد اعضای تیم کمتر از ۷ نفر است. و برای تحویل محصول یا خدمت به یک روش انعطاف‌پذیر نیاز دارند، بهترین کارایی را دارد.

  1. متدولوژی آبشاری

متدولوژی آبشاری یکی از متداول­ترین متدولوژی­های مدیریت پروژه است و یک چارچوب ساده برای برنامه­ریزی پروژه ها فراهم می­کند. بنابراین در بسیاری از سازمان­ها به­طور گسترده استفاده می­شود. فعالیت­ها به­ترتیب متوالی هستند. در این روش تیم یک فعالیت یا مرحله را تکمیل می­کند سپس مرحلۀ بعدی را انجام می­دهد. تمام الزامات و توالی فعالیت در ابتدا تعریف شده است. سپس تمامی کارها به­صورت آبشاری از ابتدا تا انتهای پروژه انجام می­شود. در این روش، تولید مرحلۀ اول، ورودی مرحلۀ بعدی است. متدولوژی آبشاری رویکردهای کمتر تکرار شونده و انعطاف‌پذیری را ارائه می‌کند؛ زیرا تمام پیشرفت‌ها در یک جهت جریان دارد.

وینستون دبلیو رویس این مدل را در دهه ۱۹۷۰ توصیف کرد. طبق مقاله وی، مدل آبشاری شامل فرآیندهای زیر است.

  • الزامات (سیستم یا نرم افزار)
  • تحلیل و بررسی
  • طراحی
  • کدگذاری
  • تست
  • عملیات (شامل نصب، پشتیبانی و نگهداری)

متدولوژی آبشاری به اندازۀ کافی با تغییرات، به ویژه در چرخۀ نرم­ افزار سازگار نیست. با این حال، اجایل به تغییرات در طول مراحل پروژه پاسخگو و سازگار است. با استفاده از متدولوژی اجایل می­توانید تحویل مستمر و سریع محصولات نرم ­افزاری را به مشتری ارائه دهید. از طرف دیگر، در متدولوژی آبشاری، شما محصول را همانطور که در مرحلۀ اول برنامه ­ریزی شده بود (راه اندازی) تحویل می­دهید و ایجاد تغییرات در طول چرخۀ عمر نرم­افزار دشوار است.

خلاصه

امروزه پروژه­ها بیشتر به فناوری وابسته هستند و نیاز به منابع مشترک بیشتری دارند. بنابراین، سازمان­ها باید بیشتر بر ارزش مشتری و همچنین سازگاری با تغییرات متمرکز شوند. استفاده از متدولوژی مدیریت پروژه مزایای بسیاری را برای یک سازمان فراهم می­کند. برخی از آن­ها مدیریت دانش و پایداری را بهبود می­بخشند. یک روش مدیریت پروژه یک زبان مشترک، فرآیندهای مشترک و الگوهایی را برای یک سازمان ایجاد می­کند. با این حال، تمام متدولوژی­ها برای همۀ سازمان­ها و پروژه ­ها قابل اجرا نیستند. توجه داشته باشید که مناسب­ ترین روش بر اساس نیازهای پروژه و صنعت شما است. در صنعت ساختمان، آبشاری بیشتر از بقیه کاربرد دارد. در صنعت نرم افزار، چابک کاربرد بیشتری دارد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *