طرح کسب و کار پروژهProject Business Plan
طرح کسب و کار پروژه، که گاهی اوقات تحت عنوان طرح پیشنهادی پروژه Project Proposal نامیده می شود یک سند اولیه است که توسط مدیر پروژه و مدیریت ارشد برای ارزیابی امکان سنجی پروژه از دیدگاه های کسب و کاری مختلف مورد استفاده قرار میگیرد و نشان میدهد که پروژه تا چه اندازه در نتایج کسب و کار نقش داشته و تا چه اندازه هم راستا با استراتژی کسب و کار سازمان است.
طرح کسب و کار پروژه برای اهداف ذیل استفاده میشود:
- توافق در مورد معیارهای محدودۀ Scope پروژه و موفقیت کسب و کار.
- کسب تأییدیه تخصیص بودجه و منابع برای برنامه ریزی و اجرای پروژه.
- ارزیابی پروژه ها نسبت به یکدیگر در پرتفلیوی Portfolio پروژه ها.
- کسب تأییدیه برای ادامه کار و عبور از مرحلۀ شروع به مرحلۀ برنامه ریزی در چرخۀ پروژه.
توسعه طرح کسب و کار پروژه
طرح کسب و کار هر پروژه باید دقیقاً براساس دانش موجود در زمان ایجاد آن و همچنین بیطرفانه Unbiased و شفاف باشد. این امر مستلزم دسترسی به اطلاعات باکیفیت در مورد موارد ذیل است:
- محیط کسب و کار
- ملزومات مشتری Customer Requirements
- استراتژی کسب و کار
- معیار موفقیت کسب و کار
اطلاعات محیط کسب و کار و ملزومات مشتری برای ساخت پایه و اساس طرح کسب و کار لازم و ضروری هستند. درک نیازهای مشتری همچنین وضعیت محیطی که کسب و کار در آن مشغول فعالیت است برای موقعیت یابی و متمایزسازی نتیجۀ پروژۀ در حال ارائه، موردنیاز است. استراتژی کسب و کار اهداف استراتژیکی که سازمان دنبال میکند و توانمندیهای آن را مشخص میکند. معیارهای موفقیت کسب و کار از دستورالعملهای سطح بالای مدیریت ارشد در حوزۀ ارزیابی امکان سنجی اولیۀ پروژه جهت تأمین نیازهای تجاری تشکیل شده است. جدول زیر را میتوان بهعنوان یک راهنما برای توسعه طرح کسب و کار پروژه مورداستفاده قرار داد. در این جدول حداقل اطلاعات موردنیاز دربارۀ طرح کسب و کار گنجانده شدهاست.
شرح فرصت کسب و کار
مزیت کسب و کار، بیانیهای است که بهطور خلاصه به توصیف آنچه که شرکت باید انتظار بدست آوردن آن را از سرمایه گذاری در پروژه داشته باشد، میپردازد. این بیانیه حاوی پاسخ به این قبیل پرسشها است: سرمایه گذاری در این پروژه با چه مزایای کسب و کاری همراه است؟ این پروژه دستیابی به کدام استراتژیهای سازمانی را میسر خواهد کرد؟ در این پروژه، روی چه فرصتی در بازار سرمایه گذاری میشود؟
هدف پروژه ها ایجاد سنگ بنای اصلی اجرای یک استراتژی سازمانی است. این امر باید بهعنوان پایه و اساس بیانیۀ گزاره ارزش برای تمام پروژه ها مدنظر قرارگیرد. فرض بر این است که اگر پروژه ها همراستا با استراتژی شرکت باشد، حمایت بهتری از اهداف آن استراتژی بهعمل خواهد آورد. شرح چگونگی همراستایی و پشتیبانی پروژه از دستیابی به یک یا چند هدف استراتژیک سازمان باید در بیانیۀ گزاره ارزشِ مورد کسب و کار پروژه گنجانده شود.
علاوهبر این، شرح شیوۀ تحقق نیازهای مستند مشتری و بازار بهواسطۀ نتیجۀ پروژه نیز باید گنجانده شود. در نهایت، همۀ فناوریهایی که در نتیجۀ پروژه گنجانده میشود باید در این مرحله توصیف شوند.
تعریف معیارهای موفقیت کسب و کار
شناسایی معیارهای موفقیت کسب و کار هر پروژه باید در طول شروع پروژه انجام شده و در مورد کسب و کار پروژه مستندسازی شود. معیار موفقیت کسب و کار تضمین میکند که ویژگی های کالا، خدمات یا زیرساخت در حال توسعه از اهداف کسب و کار کلیدی مانند سودآوری، بهینه بودن از نظر زمانی، بهرهوری، و پیشرفت فناوری پشتیبانی میکند.
انجام تجزیه و تحلیل هزینه-سود Cost-Benefit Analysis
قلبِ مورد کسب و کار پروژه را ارزیابی امکان سنجی تشکیل می دهد که از تجزیه و تحلیل هزینۀ پروژه در مقایسه با سود آن بهدست میآید. تجزیه و تحلیل هزینه – سود باید مزایای ملموس Tangible و ناملموسIntangible را شناسایی کرده، مزایا را با اصطلاحات قابل سنجشی نظیر مقدار ریال بهدست آمده یا ذخیره شده، ساعت صرفه جویی شده و افزایش سود ناخالص نشان دهد. تحلیل هزینه-سود باید به سوالات زیر پاسخ دهد:
- اجرای این پروژه چقدر زمان میبرد؟
- بهره برداری از این پروژه چقدر به اهداف اصلی شرکت کمک خواهد کرد؟
- آیا نتیجۀ پروژه از نظر دستیابی به اهداف خاص کسب و کار، ارزش سرمایه گذاری دارد؟
فهرستبندی مفروضات اصلی
بخش اعظم کارهایی که در شروع پروژه انجام میشود بر تلاش جهت پیش بینی رویدادهای آینده متمرکز است. در همین راستا لازم است یک مجموعه از مفروضات درباره آینده ایجاد شود که در آن مفروضات را حوادث و شرایطی تشکیل میدهد که انتظار میرود در مسیر تحقق موفقیت آمیز اهداف پروژه رخ دهد.
هر یک از اعضاء و ذینفعان پروژه، یک مجموعۀ مشخص از مفروضات را در ذهن دارند که برای هدایت بینش و چشم انداز خود نسبت به آینده پروژه تازه آغازشده مورداستفاده قرار میدهند. مدیر پروژه با بیان صریح مفروضات اولیه ای که طرح کسب و کار پروژه براساس آنها شکل گرفته است یک بینش مشترک درباره چگونگی شرایط در آینده ارائه میدهد. بحث و مناظره درباره این مجموعۀ حیاتی از مفروضات به اندازۀ بخش مربوط به تجزیه و تحلیل هزینه-سودِ مورد کسب و کار حائز اهمیت است.
تجزیه و تحلیل ریسک پروژه
در این مرحله نهایی تمام رویدادهای ریسک بالقوه که ممکن است موفقیت کسب و کار را تحت تأثیر قرار دهد، شناسایی میشود. در این مرحله از پروژه، از بالا به ریسکهای شناخته شده نگاه می شود. سپس رویدادهای ریسک تجزیه و تحلیل شده و برای به حداقل رساندن تأثیر و احتمال وقوع ریسکهای سطح بالا، طرحی تهیه و تنظیم می شود. تجزیه و تحلیل ریسک باید به سؤالات زیر پاسخ دهد:
- احتمال موفقیت این پروژه چیست؟
- برای به حداکثر رساندن احتمال موفقیت چه باید کرد؟
- چگونه میتوان از ریسکهای شناخته شده اجتناب کرده یا آنها را کاهش داد؟
- آیا سطح ریسک از ادامه سرمایه گذاری در این پروژه جلوگیری خواهد کرد؟
استفاده از طرح کسب و کار پروژه
ارائه طرح کسب و کار به سهامداران و مدیریت ارشد معمولاً برای تحریک سرمایه گذاری نهایی و تصمیم گیری دربارۀ بودجه و در انتهای مرحلۀ شروع چرخۀ پروژه مورد استفاده قرار میگیرد؛ و محتوای اصلی موردنیاز برای منشور پروژه را فراهم می سازد.
اگرچه طرح کسب و کار پروژه ابتدأ در شروع پروژه توسعه می یابد اما لازم است که آن را بهعنوان یک سند زنده در سراسر چرخۀ پروژه در نظر گرفته و به عنوان یک راهنمای اصلی جهت ردیابی و حکمرانی پروژه مورد استفاده قرار داد.
در حین اجرای پروژه، لازم است که طرح کسب و کار قبل از تخصیص بودجه و صرف هزینه های هنگفت مانند تهیه و استقرار کارخانه و تجهیزات آن، یکبار دیگر بررسی و ارزیابی شود. در نهایت، از اطلاعات مورد کسب و کار در گذشته نگری پروژه برای تعیین موفقیت آمیز بودن یا نبودن آن در دستیابی به اهداف خاص پروژه استفاده خواهد شد.
مزایای طرح کسب و کار
ایجاد یک طرح کسب و کار خوب مزایای بسیار زیادی برای پروژه دارد؛ که از چهار بُعد قابل شرح است. اولاً، طرح کسب و کار به این سؤال حیاتی جواب میدهد که، «این پروژه چگونه شرکت ما را در تحقق اهداف کسب و کار و استراتژیک یاری میدهد؟» در این معنا، طرح کسب و کار مدیران ارشد شرکت را در تصمیم گیری صحیح و عاقلانه با توجه به گزینه های سرمایه گذاری مناسب یاری میدهد. ثانیاً، طرح کسب و کار پروژه، از منظر چند چشم انداز کسب و کار، همسویی لازم را بین اهداف استراتژیک و نتایج اجرای پروژه فراهم می سازد. ثالثاً، استفادۀ مداوم از طرح کسب و کار از طریق توانمندسازی ارزیابی پروژه ها در محدوده پرتفلیو با معیارهای سازگار، به اثربخشی بیشتر فرآیند مدیریت پرتفلیو کمک میکند. در نهایت، طرح کسب و کار، بینش یا وضعیت آتی شرکت را برای برنامه ریزی، اجرا و ارائه مؤثر خروجی پروژه فراهم می سازد.