داشبورد پروژه

سازمان‌ها در جستجوی روش‌هایی ساده برای دست‌یابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات بوده تا با تحلیل آن‌ها عملکرد سازمان را اندازه‌گیری نمایند، تصمیمات مناسب و به­ موقع را اتخاذ و در نهایت هزینه‌ها را کاهش دهند. این سازمان‌ها از جمله استفاده کنندگان داشبوردهای مدیریتی هستند.­ از داشبورد می­توان در تمامی بخش­های سازمان از جمله: مدیریت پروژه، فروش، منابع انسانی، مالی و … استفاده نمود.

تعریف جامع داشبورد

داشبورد به صفحه­ای گرافیکی از گزارشات شاخص­های عملکرد می­گویند که با اهداف سازمان یا فرآیند­های آن مرتبط است؛ و به مدیران سازمان این امکان را می­دهد که در هر لحظه، عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آن را نسبت به اهداف نهایی مقایسه نمایند. داشبوردها از ابزارهای کسب­ و­کار بوده و شامل مجموعه­ای از شاخص‌های عملکردی شاخص‌های کلیدی عملکردی، شاخص های ارزیابی و سایر اطلاعات مرتبط با کسب‌و‌کار هستند.­ شاخص‌های کلیدی عملکرد، اساساً نشان دهندۀ میزان موفقیت کسب‌و‌کار در دست‌یابی به اهداف استراتژیک سازمان هستند و از این جهت در معرض توجه و بررسی قرار دارند.

باید این نکته را در نظر داشت که هدف یک داشبورد بررسی و استفاده از کلیۀ اطلاعات موجود نیست، بلکه حصول بینشی جامع از کسب‌و‌کار و اتفاقات درون آن می‌باشد به نحوی که تصمیم‌گیری­ های بهینۀ مدیریتی و پیش بینی‌های آتی ممکن گردد.

گزارش داشبورد پروژه

گزارش داشبورد که تا حدود زیادی به داشبورد اتومبیل شباهت دارد و می‌تواند تصویر سریعی از وضعیت عملکردی فعلی وسیلۀ نقلیه‌ را در اختیار راننده قرار­دهد. داشبورد پروژه نیز به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به تصویر بروزرسانی شده از وضعیت فعلی پروژه دست پیدا کنند. داشبورد باید به گونه‌ای طراحی شود که خواندن آن ساده باشد و اطلاعات را به صورت مختصر نشان دهد؛ که معمولاً یک صفحه بیشتر نیست و نشان دهندۀ تمامی شاخص­های کلیدی عملکرد نشان داده شده در شکل زیر است:

داشبوردها به ­طور کلی به سه دسته تقسیم می­شود:

• داشبورد استراتژیک:

داشبوردهای استراتژیک غالباً به‌منظور مقایسۀ وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. این داشبوردها امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیم ­گیری­های اجرایی مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کمک شایانی می‌کند. این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه     می­شوند.

• داشبورد تحلیلی:

داشبوردهای تحلیلی همان‌طور که از نامشان مشخص است با آنالیز اطلاعات، مدیر را در اتخاذ تصمیم یاری می‌نماید. این داشبوردها شامل بازبینی و مقایسۀ اطلاعات دوره‌ای و ارزیابی عملکرد سازمان می‌باشند. با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن را در اختیار خواهد داشت. به‌عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی می‌توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نگردیده، چه مسائلی دست‌یابی به این هدف را ناممکن نموده است و… .

• داشبورد عملیاتی:

داشبوردهای عملیاتی به پایش کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. این داشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی‌کند و تحلیل و آنالیزی را بر­عهده ندارند. یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل اجرا است. چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران بخش‌های مختلف سازمان استفاده می شوند تا در سطوح اجرایی.

شناسایی شاخص­های کلیدی عملکرد

طراحی داشبورد پروژه با شناسایی شاخص­های کلیدی عملکرد پروژه آغاز می‌‌شود. این شاخص­ها را میتوان نوعاً در ابزارهای دیگری از قبیل طرح کسب­ و­کار پروژه یا منشور پروژه نیز یافت. شاخص­های کلیدی عملکرد به­ صورت کمّی به اندازه‌گیری خوب بودن عملکرد پروژه در دست­یابی به اهداف پروژه می‌پردازد.

دو مورد از شاخص­های کلیدی عملکرد پروژه که می‌توانند سلسله مراتب اندازه‌گیری را تکمیل کنند عبارتند از:

۱-عملکرد مطابق با برنامه  ۲-درصد تخصیص منابع (اگر منابع تا حدود ۱۰۰ درصد برای طرح و برنامه تخصیص داده نشده باشد، برنامه به خطر خواهد افتاد).

• طرح کلی از نمای داشبورد

بر اساس شاخص­های کلیدی عملکردِ انتخاب شده در مرحلۀ قبلی، ملاحظه می­کنید که چه اطلاعاتی باید بر روی داشبورد شما نشان داده شوند. هم‌اکنون باید مشخص کنید که اطلاعات بر روی داشبورد چگونه باید نشان داده شود.

برای رسیدن به این هدف، چندین دقیقه زمان صرف کنید تا ساختار داشبورد را همان‌طور که در شکل زیر نشان داده شده است، ترسیم کنید. در این‌جا هدف ما طراحی داشبورد به­ شکلی است که هم به لحاظ محتوایی جامع باشد و هم به چشم گیرندۀ آن جذاب باشد.

• تکمیل اجزای داشبورد

گام نهایی در تهیۀ گزارش داشبورد پروژه، تعیین محل قرارگیری داده‌های عملکردی مرتبط و نشان دادن آن بر روی داشبورد است. هر زمان که ممکن باشد باید از نمودارهای گرافیکی استفاده کنید. زیرا آن‌ها در مقایسه با نمودارهای متنی به تحلیل سریع‌تر عملکرد فعلی توسط دریافت کننده کمک می‌کند.

استفاده از داشبورد پروژه

مدیران پروژه می‌توانند از داشبورد پروژه به ­عنوان یک ابزار برقراری ارتباط و یا به­ عنوان یک ابزار برای پشتیبانی از تصمیم‌گیری استفاده کنند. با استفاده از داشبورد پروژه برای ترکیب داده‌های عملکردی سطح پایین با داده‌های عملکردی سطح بالا مدیر پروژه به اطلاعات دقیقی که برای بیان وضعیت فعلی پروژه با توجه به شاخص­های کلیدی عملکرد بدان نیاز دارد، تجهیز می‌شود. علاوه­ بر این، بسیاری از تصمیم‌ها باید در طول دورۀ یک پروژه اتخاذ شوند، برخی این تصمیم‌ها کوچک و برخی بزرگ هستند و داشبورد پروژه به ­عنوان پایه و اساس اطلاعات فعلی به ­شمار می‌رود که بر مبنای آن‌ها می‌‌توان تصمیم‌گیری کرد.

همچنین می­توان ازگزارش داشبورد برای نمایش اطلاعات عملکرد پروژه­های مختلف و مقایسۀ آن­ها با یکدیگر و یا برای نمایش اطلاعات عملکرد پروژه در زمینۀ زمان‌بندی، هزینه و… با روش‌های مختلف استفاده کرد. به­طور مثال، ممکن است داده‌های عملکردی زمان­بندی در یک نمودار گانت نشان داده‌شود، داده‌های عملکردی بودجه در یک نمودار مثلاً خطی موجود باشند و داده‌های عملکرد هزینه در سیستم مدیریت ارزش‌ کسب‌شده موجود باشد.

همچنین داشبورد پروژه یکی از منابع داده‌ای برای شکل‌گیری یک گزارش وضعیت پروژه به­‌شمار می‌رود. مدیر پروژه می‌تواند از داشبورد به­ عنوان منبع داده‌ای برای عملکرد با توجه به اطلاعات شاخص­های کلیدی عملکرد استفاده کند. که معمولاً به­عنوان بخشی از گزارش خلاصۀ پروژه، در اختیار مدیر قرار می‌گیرد.

اگر اطلاعات مربوط به روند کار در داشبورد گنجانده شود، مدیر پروژه توانایی تصمیم‌گیری آگاهانه بر مبنای عملکرد پیشین و پیش‌بینی آیندۀ عملکردی را خواهد­داشت. در صورتی­که داشبورد به این­صورت مورد استفاده قرار بگیرد داشبورد به یکی از ابزار ارزشمند پشتیبانی از تصمیم‌گیری مبتنی بر هوش تجاری تبدیل خواهد شد.