اندازه‌گیری عملکرد – دام‌های رایجی که باید از آن­‌ها اجتناب­ کنید

بسیاری از شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا اندازه‌گیری فرآیندهای عملکرد را در چارچوب مدیریت پروژه پیاده‌سازی کنند و متوجه می‌شوند که با اطلاعاتی که جمع‌آوری می‌کنند، مشکل دارند. دلایل زیادی وجود­ دارد اما همۀ آن­‌ها منشأ یکسانی دارد. این شرکت‌­ها در تعریف این‌که چه چیزی باید اندازه‌گیری شود و چگونه آن اندازه‌گیری‌ها با اهداف و استراتژی کسب‌وکار همسو می‌شود، مشکل­ دارند.

اغلب اوقات انتخاب اولیۀ شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Index) KPI  توسط اعضاء تیم یا مدیران بی‌تجربه انجام می‌شود که برای اولین بار، این فرآیند را انجام می‌دهند. گاهی اوقات آن­‌ها KPI‌های اشتباهی را انتخاب می‌کنند زیرا در تلاش برای اندازه­‌گیری اهداف غیرقابل اندازه­‌گیری هستند. گاهی اوقات شاخص­‌های کلیدی عملکردِ انتخاب­ شده با جهت استراتژیک شرکت همخوانی ندارد یا معیارهای غیر مالی را نادیده می­‌گیرند و گاهی اوقات KPI‌های زیادی انتخاب می‌­شود.

واضح است که انتخاب KPIها اولین گام حیاتی در بهبود سنجش فرآیند عملکرد است. هنگامی که KPIهای مناسب انتخاب شد، گام بعدی این است که تعریف­ کنیم که چگونه فرآیند جمع ­آوری داده‌ها از معیارهای مورد توافق پشتیبانی می­‌کند که شامل جمع‌آوری داده‌­ها از سراسر سازمان و فرمت‌های دادۀ متفاوت است.

مواجهه با داده‌های متناقض و گاه نادرست یا ناقص، چالش بزرگی را برای سازمان‌هایی که به دنبال بهبود معیارهای خود از فرآیندهای عملکرد و عملکرد مدیریت پروژه هستند، نشان می‌دهد. عدم جمع‌آوری داده‌های لازم که اغلب ناشی از سرمایه‌گذاری کم است، منجر به فروپاشی کل فرآیند اندازه‌گیری عملکرد می‌شود. اکثر شرکت‌ها در این موقعیت به یک فرآیند بسیار فشرده دستی متوسل می‌شوند تا اطمینان حاصل­ کنند که اطلاعات جمع‌آوری‌شده و گزارش‌های تولید شده برای مدیریت معنادار است.

پس از جمع ­آوری داده‌­ها چالش بعدی ارائه این اطلاعات به مدیریت و تفسیر مدیریت از داده‌ها است. بیشتر داشبوردها از گیج‌­ها، نمودارهای دایره­ای و سایر نمودارها استفاده می­‌کند که می­‌تواند کاربر را گمراه کند تا این­‌که اطلاعات کمی را به روشی معنی­ دار ارائه کند که نواحی مشکل را برجسته می کند یا روندهای نوظهور را نشان می­ دهد. فقدان روندهای حیاتی، یک مشکل رایج برای سازمان­هایی است که فاقد مهارت‌­های آماری هستند. این سازمان‌ها به ­جای تجزیه و تحلیل روندهای واقعی در داده­‌ها از مقایسه‌های کوتاه مدت مانند ماه به ماه استفاده می­‌کنند.

یکپارچگی اندازه‌گیری فرآیند عملکرد در فرآیند تصمیم‌گیری ضروری است و گاهی اوقات نادیده گرفته می‌شود؛ در حالی­‌که باید ماهیت دوم مدیریت ارشد باشد. اطمینان حاصل کنید که اندازه‌گیری هنوز مرتبط است و اطلاعات دقیق و به موقع ارائه می‌دهد. این فرآیند پیچیده به مراحل سادۀ زیر نیاز دارد:

• تصمیم­ گیری در مورد این­‌که چه اقداماتی به بهترین وجه از استراتژی کسب و کار پشتیبانی می­‌کند.
• حصول اطمینان از این­‌که فرآیند جمع­‌آوری داده‌ها دقیق، کامل و به موقع است.
• گزارش اطلاعات به روشی واقعاً معنا‌دار.
• حصول اطمینان از این­‌که فرآیند تصمیم‌گیری شامل فرآیند اندازه‌گیری عملکرد می‌­شود.

در نهایت، ما نمی‌توانیم مسائل فرهنگی را که گریبانگیر هر­ گونه تغییر سازمانی می‌شود، نادیده بگیریم. چگونه می‌توانیم افراد را وادار­کنیم که تغییرات را بپذیرند؛ آن‌ها را در این فرآیند مشارکت دهیم و ترس از اندازه‌گیری به روشی جدید را از بین ببریم. پذیرش کاربر یک موضوع حیاتی است که باید به‌عنوان بخش کلیدی اجرای مدیریت پروژه مورد توجه قرار­گیرد. عدم درک اهمیت پذیرش موفقیت‌آمیز کاربر می‌تواند منجر به کندی پیاده‌سازی یا بدتر از آن شکست‌خوردگی شود.