پروژه چیست؟ تعریف و مشخصات کلیدی

مفهوم پروژه از لحاظ لغوی

کلمه پروژه در اصل از واژه‌‌‌”Projectum”‌‌‌ گرفته شده، که ریشه در واژه‌”Projacer‌‌” دارد. این‌ واژه از ترکیب دو کلمه”‌Pro” و”‌Jacer‌” تشکیل شده‌است.”‌Pro‌”‌ به معنای پیش‌ یا قبل و”Jacer‌” به معنای پرتاب‌کردن است؛ بنابراین، مفهوم لغوی”‌‌Project”، حرکت به‌سوی آینده با طرح قبلی، ولی نه به‌آرامی، بلکه به‌صورت پرتابی می‌باشد. حرکت پرتابی نوعی اجبار و فشار‌ و همچنین عدم اطمینان از نقطه‌ای است که در آن سقوط می‌کنیم؛ به عبارت دیگر، وجود ریسک در پروژه را بیان می‌کند.

مفهوم پروژه از لحاظ اصطلاحی

به‌طورکلی می‌توان پروژه را مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط باهم دانست؛ که برای رسیدن به هدف یا اهدافی معین، در یک چارچوب زمانی و بودجه‌ای از پیش تعیین‌شده، انجام می‌شود. پروژه، موقت و یکتا بوده و دارای عدم قطعیت است. مدیریت پروژه، فرآیندی است که طی آن، پروژه باید در دورۀ حیات خویش از آسان‌ترین و باصرفه‌ترین راه، به نتیجۀ مطلوب دست­یابد.مشخصات و ویژگی‌های پروژه‌ها

•   رویکرد پروژه، رویکردی سیستمی است: یک پروژه به‌عنوان یک سیستم، مجموعه‌ای متشکل از ورودی‌ها‌ (منابع، نیروی انسانی و…)، خروجی‌ها (محصول پروژه) و فرآیندی است که ورودی‌ها را به خروجی تبدیل می‌کند؛ و درعین‌حال، پیامد Outcome با عواقب میان‌مدت و اثر Impact در بلندمدت دارد.

• پروژه، یک کار منحصربه‌فرد Unique است: پروژه‌ها از نظر محصولProduct ، خدمت Service یا نتیجۀ Result قابل تحویل و محیط، منحصربه‌فرد بوده و اگر پروژه‌ای پس از اتمام به‌صورت مداوم در سازمان اجرا شود، به آن عملیات Operation یا فرآیند تجاری یا تولیدی گفته می‌شود. ویژگی‌ها و پارامترهایی که پروژه‌ها را از عملیات متمایز می‌کند، عبارت‌اند از: موقعیت‌های زمانی، مکانی، هزینه، نوع طراحی، دانش مورد استفاده، عوامل و ارکان پروژه.
• پروژه موقتی Temporary است: پروژه‌ها از نظر زمانی دارای شروع و پایان مشخصی است. پروژه زمانی خاتمه می‌یابد که به اهداف از پیش تعیین‌شده نائل شده باشد؛ یا هنگامی که مشخص شود اهداف پروژه، قابل حصول نبوده و می‌بایستی پروژه خاتمه یابد. این ویژگی پروژه‌ها را از عملیات مستمر و تکرارپذیر جدا می‌کند. به‌طور مثال، ساخت یک سد پروژه است، ولی بهره‌برداری از آن پروژه نیست.
• پروژه، دارای محدودیت Constraint است: بسته به نوع و ماهیت پروژه و‌ روش اجرای آن‌ها، پروژه‌ها دارای محدودیت‌هایی از قبیل محدودیت‌های زمانی و منابع هستند. همچنین بودجۀ آن محدود و قابل پیش‌بینی است؛ و باید یک حمایت‌کننده مالی Sponsor داشته باشد. وجود این محدودیت‌ها پروژه را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

• پروژه باید ریسک‌های احتمالی را در نظر­بگیرد: با توجه به ویژگی‌های پروژه‌ها، با عدم قطعیت‌هایی مواجه هستیم. در حین پروژه، باید تأخیراتی که ناشی از ریسک‌های احتمالی است، در نظر گرفته شود.
• پروژه، چرخۀ حیات Life Cycle دارد: چرخه حیات هر پروژه، مراحل اصلی انجام آن را نشان می‌دهد؛ و گام‌های عمده در اجرای پروژه از شروع تا خاتمۀ آن است. در ابتدای آن، احتمال رسیدن به نتایج موفقیت‌آمیز، کمتر است؛ اما باگذشت زمان و با افزایش وضوح تدریجی، این احتمال موفقیت تقویت خواهد شد. بر اساس استاندارد PMBOK، پروژه‌ها دارای چرخه حیاتِ قابل پیش‌بینی Predictive ، افزایشی Incremental ‌و تکراری Iterative ، انطباقی Adaptive یا چابک Agile هستند.
• بهبود مستمر و تکامل تدریجی Progressive Elaboration : بیانگر آن است که با توجه به ‌مرور زمان پروژه‌ها تکمیل‌شده و جزئیات بیشتری از آن مشخص می‌شود؛ به همین دلیل، نمی‌توان کلیه اجزای پروژه را در ابتدا به‌صورت دقیق و شفاف شناسایی و مشخص نمود.
• نمونه ­هایی از پروژه ­ها در مقایسه با کسب و کار یا عملیات­ رایج

• همچنان پروژه ­ها روندها را دنبال می­کند.

پروژه­ ها مانند عملیات نیستند، اما همچنان مجموعه­ای از فرآیندها را دنبال می­کنند. این فرآیندها را می­توان به دو دسته تقسیم­کرد: فرآیندهای مدیریت پروژه Project Management Processes و فرآیندهای متمرکز بر محصول Product Processes .

• فرآیندهای مدیریت پروژه

فرآیندهای مدیریت پروژه، مدیریت، کنترل و نظارت بر پروژه را هدایت می­کند. به­عنوان مثال از چندین ابزار و تکنیک برای آن استفاده می­شود، تکنیک­های برنامه­ریزی پروژه از روند برنامه­ریزی پشتیبانی می­کند و ابزارهای گزارش­دهی از فرآیندهای مدیریت و گزارش پشتیبانی می­کند. این فرآیندها را می­توان بدون توجه به نوع محصول یا صنعت اعمال کرد و توسط نهادهای حاکم بر مدیریت پروژه، مانند موسسۀ مدیریت پروژه (Project Management Institute ) تعریف و پشتیبانی می شود.

• فرآیندهای متمرکز بر محصول

پروژه ­ها فرآیندهایی دارد که برای اطمینان از مطابقت محصولات پروژه با مشخصات توافق شده، طراحی شده­اند. این موارد بسته به نوع محصول متفاوت خواهد بود، بنابراین روند ساخت یک خانۀ جدید بسیار متفاوت از روند طراحی یک ماشین جدید خواهد بود.